Le salarié doit adresser une demande écrite d'autorisation d'absence à son employeur, de préférence par lettre recommandée avec avis de réception, au moins 30 jours avant le début de la formation.
La demande doit préciser les informations suivantes :
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Date et durée de l'absence sollicitée
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Nom de l'organisme responsable du stage ou de la session
L'employeur doit accorder le congé au salarié sauf s'il estime que son absence pourrait avoir des conséquences préjudiciables à la bonne marche de l'entreprise. Dans ce cas, l'employeur doit recueillir l'avis conforme du comité social et économique (CSE).
Si plusieurs salariés demandent à s'absenter simultanément pour la formation économique, sociale, environnementale et syndicale, il y a un quota d'absences simultanées à ne pas dépasser.
Ce quota est fonction du nombre de salariés dans l'entreprise :
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Dans une entreprise de plus de 99 salariés, seuls 2 % peuvent s'absenter en même temps.
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Dans une entreprise de 25 à 99 salariés, seuls 2 bénéficiaires de congés de formation peuvent s'absenter en même temps.
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Dans une entreprise de moins de 25 salariés, il y a un seul bénéficiaire.
Si ce quota n'est pas respecté, l'employeur peut reporter le départ en formation.
Le refus de l'employeur doit être motivé et notifié au salarié dans un délai de 8 jours à compter de la réception de sa demande.
En cas de différend, le refus de l'employeur peut être contesté devant le bureau de jugement du conseil des prud'hommes qui tranche la question.